Maisons de retraite – Accueil collectif de personnes âgées

Définition de l’activité

Les Etablissements d’Hébergement non médicalisé accueillant des Personnes Âgées (EHPA) regroupent l’ensemble des établissements qui accueillent des personnes âgées autonomes de façon permanente, temporaire, de jour ou de nuit.
La perte d’autonomie d’une personne âgée dépendante est évaluée à l’aide d’une grille nationale définie par voie réglementaire.
Article R232-3 et annexe 2-1 du code de l’action sociale et des familles

Les établissements susmentionnés sont de différents types :
– les maisons de retraite non médicalisées (lieux d’hébergement collectif) qui assurent une prise en charge globale de la personne âgée, incluant l’hébergement en chambre ou logement, les repas et divers services spécifiques.
– les logements-foyers qui proposent des logements autonomes (ou chambres) assortis d’équipements ou de services collectifs.
Articles L633-1 et suivants du code de la construction et de l’habitation
Article L312-1 6°) du code de l’action sociale et des familles

Lorsque ces établissements accueillent des personnes âgées dépendantes, ils doivent être autorisés par l’Agence Régionale de Santé (ARS) à dispenser des soins aux assurés sociaux (médicalisation de l’établissement) et doivent conventionner avec le Conseil général et l’ARS pour la capacité relevant d’un EHPAD (Etablissement d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes).

Attention : Seules les maisons de retraite qui sont des lieux d’hébergement collectif non médicalisés sont traitées dans cette fiche.

Nature de l’activité

Commerciale

CFE compétent(s)

– Chambre de commerce et d’industrie.
Préfecture du département (service des associations) + CFE du greffe du tribunal de commerce en cas de création d’une association exerçant une activité lucrative
– Urssaf en cas de création d’une association employant du personnel salarié

Code(s) APE

87.30A : Hébergement social pour personnes âgées

Conditions d’installation

Qualification professionnelle

La personne qui exerce les fonctions de direction de l’EHPA doit avoir un niveau de qualification (et non spécifiquement un diplôme) de niveau II, c’est-à-dire un niveau bac + 3 ou 4.
La formation CAFDES (Certificat d’Aptitude aux Fonctions de Directeur d’Etablissement Social ou de service d’Intervention sociale) n’est pas obligatoire, mais elle est une référence dans le métier.
Dans certains cas, un niveau I de formation est requis en fonction de la taille de l’établissement, du total de l’actif, du montant du chiffre d’affaires, de l’étendue des délégations de pouvoir du directeur et du nombre de salariés.

Articles D312-176-6 et D312-176-7 du code de l’action sociale et des familles.

Il existe des dérogations à ces règles de niveau de qualification exigé pour les titulaires du diplôme de cadre de santé ou d’un diplôme sanitaire ou social de niveau III qui remplissent certaines conditions prévues parles articles D312-176-8 et D312-176-10 du code de l’action sociale et des familles.
Un document unique doit préciser par écrit les compétences et les missions confiées par délégation au directeur de l’EHPA ; une copie de ce document est transmise aux autorités qui ont délivré l’autorisation d’ouverture.
Article D312-176-5du code de l’action sociale et des familles

Qualification professionnelle – Ressortissants européens

Les ressortissants des Etats membres de l’Union Européenne et des autres Etats parties à l’accord sur l’Espace Economique Européen peuvent diriger un EHPA, s’ils répondent aux exigences de niveaux de titres et certifications professionnelles équivalentes à celles exigées d’un ressortissant français.
Article D312-176-11du code de l’action sociale et des familles.

Personnel de l’établissement

Les prestations délivrées par l’établissement doivent être réalisées par des équipes pluridisciplinaires qualifiées pour assurer le confort et la qualité du séjour des personnes âgées, telles que par exemple, du personnel pour :
– l’hôtellerie et la restauration,
– l’entretien,
– les soins de confort de base de manière exceptionnelle,
– l’animation sociale et de réhabilitation (assistants sociaux, animateurs, ergothérapeutes, kinésithérapeutes, etc).
II de l’article L312-1du code de l’action sociale et des familles

Démarches et formalités d’installation

Présenter, le cas échéant, un dossier d’appel à projet

Dans le cas où ils font appel à des financements publics, les projets de création d’établissements sociaux et médicaux-sociaux accueillant des personnes âgées sont soumis à la procédure d’appel à projet avant de solliciter une autorisation de création d’un EHPA.

Précision : les financements publics sont ceux qu’apportent directement ou indirectement les personnes morales de droit public ou les organismes de sécurité sociale.
Article L313-1-1du code de l’action sociale et des familles

Le calendrier des appels à projet est fixé par le président du Conseil général selon un rythme annuel ou pluriannuel.
Ce calendrier indicatif recense les besoins par catégorie d’établissements ou services sociaux ou médico-sociaux pour la couverture desquels l’autorité envisage de procéder à un appel à projet.
Article R313-4du code de l’action sociale et des familles

Les candidats sont entendus par la commission de sélection pour y présenter leur projet ; ils sont informés de leur audition quinze jours avant la réunion de la commission.
Article R313-2-4du code de l’action sociale et des familles

Articles R313-4 à R313-6-4du code de l’action sociale et des familles
Article L313-1-1du code de l’action sociale et des familles
Article R313-2-2du code de l’action sociale et des familles
Décret du 26 juillet 2010

Autorité compétente

Le président du conseil général, pour les établissements qui dispensent des prestations susceptibles d’être prises en charge par l’aide sociale départementale ou lorsque leurs interventions relèvent d’une compétence départementale.

Pièces justificatives

Un état descriptif des principales caractéristiques du projet comportant :

Un dossier relatif aux démarches et procédures propres à garantir la qualité de la prise en charge des personnes âgées, comprenant :

un avant-projet du projet d’établissement définissant ses objectifs, notamment en matière de coordination, coopération, évaluation des activités et qualité des prestations, ainsi que ses modalités d’organisation et de fonctionnement,

l’énoncé des dispositions propres à garantir les droits des usagers ainsi que, le cas échéant, les solutions envisagées pour garantir le droit à une vie familiale des personnes accueillies,

la méthode d’évaluation des activités et de la qualité des prestations,

le cas échéant, les modalités de coopération envisagées entre établissements et services sociaux et médicaux sociaux.

Un dossier relatif aux personnels comprenant :
une répartition prévisionnelle des effectifs par type de qualification,

Selon la nature de la prise en charge ou en tant que de besoin, un dossier relatif aux exigences architecturales comportant :
une note sur le projet architectural décrivant avec précision l’implantation, la surface et la nature des locaux en fonction de leur finalité et du public accueilli,
en cas de construction nouvelle, des plans prévisionnels qui peuvent, conformément à la réglementation qui leur est applicable, ne pas être au moment de l’appel à projet obligatoirement réalisés par un architecte,

Un dossier financier comportant, outre le bilan financier du projet et le plan de financement de l’opération, mentionnés au 2° de l’article R. 313-4-3 du code de l’action sociale et des familles :
Les comptes annuels consolidés de l’organisme gestionnaire lorsqu’ils sont obligatoires ;
Le programme d’investissement prévisionnel précisant la nature des opérations, leurs coûts, leurs modes de financement et un planning de réalisation,
En cas d’extension ou de transformation d’un établissement ou d’un service existant, le bilan comptable de cet établissement ou service,
Les incidences sur le budget d’exploitation de l’établissement ou du service du plan de financement,
Le cas échéant, les incidences sur les dépenses restant à la charge des personnes accueillies,
Le budget prévisionnel en année pleine de l’établissement pour sa première année de fonctionnement.
Article 1er de l’arrêté du 30 août 2010

Coût

Gratuit.

Demander une autorisation de création d’un EHPA

Les projets de création d’établissements sociaux et médico-sociaux accueillant des personnes âgées doivent répondre à des critères de qualité, satisfaire aux règles d’organisation et de fonctionnement (en matière de mission, de droits des usagers, de participation, de projets d’établissement), et au dispositif de l’évaluation.

L’ouverture de l’établissement est effective à la suite de la visite de conformité visant à vérifier que les conditions techniques minimales d’organisation et de fonctionnement sont assurées et que les dispositions du dossier (cahier des charges) sur la base duquel l’autorisation a été accordée sont respectées.
Articles D313-11 et suivants et R313-3-1du code de l’action sociale et des familles

L’autorisation est donnée pour une durée limitée dequinze ans. Toute autorisation est caduque si elle n’a pas reçu un commencement d’exécution dans un délai detrois ans à compter de sa date de notification.
Article L313-1du code de l’action sociale et des familles

Son renouvellement est acquis par tacite reconduction sauf si, au moins un an avant l’échéance, et sur le seul fondement de l’évaluation externe obligatoire, l’autorité publique enjoint à l’établissement ou au service de présenter une demande de renouvellement qui sera instruite selon la procédure même d’autorisation initiale.
Article L313-5du code de l’action sociale et des familles

Autorité compétente

Le président du conseil général, pour les établissements qui dispensent des prestations susceptibles d’être prises en charge par l’aide sociale départementale ou lorsque leurs interventions relèvent d’une compétence départementale

Délai de réponse

– Le dossier est réputé complet si aucune demande de pièce complémentaire ou manquante n’est intervenue, par lettre recommandée avec accusé-réception dans un délai d’un mois.
– L’autorisation, si elle est accordée après une visite de conformité (deux mois avant la date d’ouverture de l’établissement), fait l’objet d’un arrêté du président du conseil général.
– L’absence de réponse dans un délai desix mois vaut refus implicite. Ce délai commence à courir à compter de la fin de la période de dépôt du projet en cas de procédure d’appel à projet, ou suivant la date de dépôt du projet en l’absence de procédure d’appel à projet.
Le demandeur a alorsdeux mois de délai pour demander les motifs de refus, qui doivent lui être transmis dans un délai d’un mois maximum. A défaut de transmission de ces motifs, l’autorisation est réputée acquise.
Articles L313-2 et R313-7du code de l’action sociale et des familles

Délai et voie de recours

La décision de l’autorité compétente peut faire l’objet dans un délai dedeux mois à compter de sa notification par lettre recommandée avec avis de réception (ou en l’absence de décision expresse, à compter du terme du délai de réponse) d’un recours :
– gracieux auprès du conseil général,
– hiérarchique auprès du ministère chargé de l’action sociale si sont en cause les conditions de fond pour la délivrance de l’autorisation,
– contentieux devant le tribunal administratif.

Pièces justificatives

Pour les projets ne requérant aucun financement public :
le dossier doit être adressé par lettre recommandée avec accusé-réception, accompagné tous documents permettant de décrire de manière complète le projet et d’apprécier le respect des critères mentionnés à l’article L313-4, notamment les éléments suivants :
Case à cocher la nature des prestations délivrées et les catégories de publics concernés,
Case à cocher la répartition prévisionnelle de la capacité d’accueil par type de prestations,
Case à cocher la répartition prévisionnelle des effectifs de personnels par type de qualifications,
Case à cocher le budget prévisionnel en année pleine de l’établissement ou du service pour sa première année de fonctionnement.
Article R 313-8-1du code de l’action sociale et des familles

Pour les projets requérant un financement public :
les pièces justificatives demandées pour cette démarche sont identiques à celles demandées pour le dossier d’appel à projet, et n’ont pas à être redéposées.

Coût

Gratuit.

Enregistrer les statuts de la société

Si vous créez une société pour exercer l’activité, les statuts, une fois datés et signés, doivent être enregistrés auprès du Service des Impôts des Entreprises (SIE) du siège de la société.
Dans le cas de la création d’une société commerciale, cette formalité peut être effectuée après le dépôt du dossier au CFE, mais en respectant le délai maximum d’un mois suivant leur signature.
Articles 635 et 862 du CGI

Autorité compétente

Service des Impôts des Entreprises (SIE) – Pôle enregistrement du lieu du siège social

Pièces justificatives

Case à cocher 4 exemplaires des statuts

Coût

Gratuit.

Procéder aux formalités de déclaration d’entreprise

Cette formalité a pour objet de donner une existence légale à l’entreprise (entreprise individuelle ou société) ou à l’association.

Plus d’informations sur l’association et sur la création d’une association

Autorité compétente

Centre de Formalités des Entreprises (CFE).

Délai de réponse

Le CFE envoie au déclarant le jour même de la réception du dossier (ou le premier jour ouvrable suivant) un récépissé indiquant :
– s’il s’estime incompétent, le CFE auquel le dossier a été transmis le jour même,
– s’il s’estime compétent :
. pour un dossier incomplet, les compléments qui doivent être apportés dans lesquinze jours ouvrables à compter de la réception du récépissé,
. pour un dossier complet, les organismes auxquels il est transmis le jour même.

Délai et voie de recours

– A défaut de transmission de son dossier par le centre de formalités des entreprises à l’expiration de ces délais, le déclarant peut obtenir la restitution immédiate de son dossier afin de saisir directement les organismes destinataires (Insee, administration fiscale, organismes sociaux, etc.).
– Recours devant le tribunal administratif dans lesdeux mois suivant le refus du CFE de recevoir le dossier.

Pièces justificatives

Dans tous les cas d’immatriculation au RCS :
– Copie de l’arrêté d’autorisation du président du conseil général,
Liste des pièces justificatives à fournir pour une activité commerciale

En cas de création d’une association.

Coût

Le coût de cette formalité varie notamment en fonction de la forme juridique.

Dans le cas de la constitution d’une association
Pour obtenir la capacité juridique, toute déclaration d’association doit faire l’objet d’une parution au journal officiel.
Le cout de cette publication est de :
– 44 €, si l’objet ne dépasse pas 1 000 caractères
– 90 €, si l’objet dépasse 1 000 caractères

Quelques aspects de la réglementation de l’activité

Respecter les normes de sécurité et d’accessibilité
Pour les locaux ouverts au public, les obligations relatives aux ERP – Etablissements Recevant du Public – doivent être respectées :
– en matière de sécurité incendie, des mesures de prévention et de sauvegarde propres à assurer la sécurité des personnes doivent être mises en place,
– en matière d’accessibilité, l’accès aux locaux pour les personnes handicapées notamment doit être assuré.
Pour en savoir plus, consulter la rubrique « ERP« .

Aménagements concernant le système fixe de rafraîchissement de l’air
Article D312-161du code de l’action sociale et des familles

Tarification des prestations
Le tarif d’hébergement est fixé par le contrat de séjour. Il peut prendre la forme d’une redevance (loyer + charges) distinguant les prestations obligatoires des éventuelles prestations facultatives.
Article D311du code de l’action sociale et des familles
Si l’établissement accueille des personnes âgées dépendantes dans une certaine proportion définie par décret, ces personnes âgées peuvent bénéficier, le cas échéant, de l’allocation personnalisée d’autonomie (APA).
I.bis de l’article L313-12du code de l’action sociale et des familles

Public accueilli en EHPA
La proportion de personnes âgées dépendantes pouvant être admises dans un EHPA est réglementée. Ainsi, le degré d’autonomie des personnes est mesuré lors de leur admission dans l’établissement.

Un EHPA ne peut accueillir de nouveaux résidents dont le niveau de dépendance correspondrait à un classement dans les groupes GIR 1 à 4 (le degré d’autonomie s’exprime en « groupes iso-ressources » qui doit être de 6 ou 5 pour le public d’un EHPA).

Un EHPA ne peut garder une part de résidents devenus dépendants et de GIR 1 ou 2 dans une proportion supérieure à 10 %. Dans ce cas, ces établissements formalisent des partenariats avec des EHPAD environnants.

Article D313-15-1du code de l’action sociale et des familles

Projet d’établissement
Le projet d’établissement définit les objectifs, notamment en matière de coordination, coopération et évaluation des activités, et de qualité des prestations, ainsi que des modalités d’organisation et de fonctionnement. (notamment en cas de crise sanitaire ou climatique).
Article L311-8du code de l’action sociale et des familles
Article D312-160du code de l’action sociale et des familles

Obligations diverses
Contrat de séjour à signer avec chaque résident
Ce contrat est obligatoire si la durée du séjour est supérieure àdeux mois. Il est conclu entre la personne accueillie ou son représentant légal et le représentant de l’établissement ; il est remis au plus tard dans lesquinze jours de l’admission et est signé dans le mois qui suit l’admission.
Article L311-4 b)du code de l’action sociale et des familles
Ce contrat est établi pour la durée qu’il fixe. Il précise les conditions et les modalités de sa résiliation ou de sa révision ou de la cessation des mesures qu’il contient.
Les mentions obligatoires à faire figurer dans ce contrat sont fixées à l’article D311du code de l’action sociale et des familles
Article L 342-2 du code de l’action sociale et des familles pour les établissements non habilités à l’aide sociale
– Une charte des droits et libertés de la personne accueillie est remise au résident
Article L311-4 a)du code de l’action sociale et des familles
Règlement de fonctionnement
Etabli après consultation du conseil de la vie sociale, il définit les droits de la personne accueillie et les obligations et devoirs nécessaires au respect des règles de vie collective au sein de l’établissement.
Article L311-7du code de l’action sociale et des familles
– Obligation de remettre un livret d’accueil à tout nouveau résident.
– Tenue d’un registre des entrées et des sorties des résidents.
Article L331-2du code de l’action sociale et des familles
– Mise en place d’une procédure de dépôt des objets personnels des résidents.
Evaluation interne des activités et de la qualité des prestations tous lescinq ans et évaluation externe tous lessept ans par un organisme extérieur habilité en respectant un cahier des charges ; ces évaluations sont communiquées à l’autorité qui a autorisé l’ouverture ; l’établissement est tenu de procéder à deux évaluations externes entre la date de l’autorisation et le renouvellement de celle-ci.
Article L312-8du code de l’action sociale et des familles
– Création d’un conseil de la vie sociale associant les bénéficiaires au fonctionnement de l’établissement
Article L311-6du code de l’action sociale et des familles
– Modalités de contrôle de l’établissement par les autorités compétentes :
Les personnes responsables d’un établissement sont tenues de fournir aux autorités et agents chargés du contrôle tous renseignements qui leur sont demandés relatifs aux points mentionnés dans la déclaration d’ouverture et à l’identité des personnes hébergées. Elles sont également tenues de laisser pénétrer dans l’établissement, à toute heure du jour et de la nuit, les autorités et agents chargés du contrôle. Ceux-ci peuvent visiter tous les locaux, se faire présenter toute personne hébergée et demander tous renseignements nécessaires pour apprécier les conditions matérielles et morales de fonctionnement de l’établissement.
Article L331-3du code de l’action sociale et des familles
Dispositions entre vifs ou testamentaires des personnes résidentes
Les propriétaires, administrateurs ou employés de l’établissement ne peuvent être bénéficiaires de telles dispositions que dans certaines conditions encadrées par la loi.
Article L331-4du code de l’action sociale et des familles

Convention collective

Convention collective nationale de l’hospitalisation privée du 18 avril 2002, étendue par arrêté du 29 octobre 2003, disponible au Journal officiel et consultable sur légifrance.

Textes de référence

– Articles L313-2 et R313-3-1du code de l’action sociale et des familles
– Articles D312-176-6 à D312-176-8 et D312-176-10et D312-158du code de l’action sociale et des familles
– Articles L312-1 6°) et L312-8 et L313-8-1du code de l’action sociale et des familles

Source : AFE

Date de mise à jour : 2014-11-21