J’ajoute mes pièces justificatives

Quels standards dois-je respecter pour insérer des pièces jointes à mon dossier ?

Pour éviter toute erreur technique lors de la transmission de votre dossier à l’organisme destinataire, nous vous conseillons de respecter certains standards lors de l’étape d’ajout des pièces justificatives. D’une part, la taille de vos pièces justificatives doit être inférieur à 2Mo. Dans le cas contraire, un message d’erreur s’affichera sur l’écran vous informant que les pièces jointes n’ont pas pu être ajoutées au dossier. D’autre part, vos pièces justificatives doivent obligatoirement être au format JPG ou PDF.

Aussi, lorsque vous téléchargez une pièce justificative au format PDF, veillez à ce que le fichier PDF ne soit pas protégé sans quoi le document pourrait ne pas être ajouté au dossier. Vérifiez toujours votre dossier et les pièces jointes associées avant de l’envoyer. Si vous rencontrez un problème avec une pièce jointe, veuillez contacter l’assistance utilisateur avant de finaliser et d’envoyer votre dossier.

Est-il possible de récupérer les pièces jointes téléchargées ?

Il n’est actuellement pas possible de récupérer les documents téléchargés sur guichet-entreprises.fr. Tant que vous n’avez pas validé le dossier, il vous est possible de supprimer les documents téléchargés et de les remplacer par d’autres, mais vous pourrez pas les réenregistrer par la suite sur votre ordinateur. Nous vous conseillons donc de les conserver.

Pourquoi me demande-t-on de fournir deux documents pour justifier de mon identité ?

Effectivement, selon les cas, il peut vous être demandé de fournir deux documents afin de justifier de votre identité.

Pour justifier de l’identité de l’entrepreneur ou du dirigeant, il convient de fournir « une copie recto/verso de la carte nationale d’identité, du passeport (pages correspondant à l’identité et à la validité de la pièce), du titre ou récépissé du titre de séjour (le statut porté sur le titre de séjour doit permettre à son titulaire de s’inscrire, le cas échéant, au registre du commerce et des sociétés (RCS), au répertoire des métiers (RM) ou au registre spécial des agents commerciaux (RSAC) : carte de résident, carte de séjour portant mention de l’activité commerciale, industrielle ou artisanale autorisée, ou « vie privée et familiale », « compétences et talents », « toute profession dans le cadre de la législation en vigueur », cette liste n’étant pas exhaustive) ou d’un autre document officiel (liste fixée par décret) à jour et en cours de validité ». Cette pièce est demandée systématiquement pour tous les dossiers quel que soit le type de formalité.

Pour justifier de l’identité du signataire de la formalité quand celui-ci n’est pas l’entrepreneur ou le dirigeant, il convient de fournir « une copie recto/verso de la carte nationale d’identité, du passeport du signataire de la formalité (pages correspondant à l’identité et à la validité de la pièce), du titre ou récépissé du titre de séjour (le statut porté sur le titre de séjour doit permettre à son titulaire de s’inscrire au RCS, au RSAC, au RM ou au registre de la batellerie artisanale (RBA)) en cours de validité. La copie numérisée du justificatif d’identité doit revêtir une mention manuscrite d’attestation sur l’honneur de conformité à l’original, une date et la signature manuscrite de la personne qui effectue la déclaration ».

Pourquoi me demande-t-on des pièces qui ne me concernent pas ?

Le service en ligne détermine les pièces justificatives en fonction de ce vous renseignez dans les étapes 1 et 2. Si vous estimez que les pièces justificatives demandées ne vous concernent pas, nous vous invitions à revoir les champs saisis lors de ces étapes.

Pourquoi la vignette d’ajout des pièces n’est-elle pas validée alors que j’ai joint toutes les pièces demandées ?

Veuillez vérifier, à plus forte raison si l’étape 3 a été complétée avant l’étape 2, que toutes les pièces demandées ont bien été jointes.

Un document doit être joint pour chaque pièce demandée.

Assurez-vous également que la vignette correspondant à l’étape 2 est bien colorée en vert. Effectivement, la vignette de l’étape 3 ne deviendra verte que lorsque le dialogue (étape 2) sera entièrement complété, et ce, même si toutes les pièces justificatives ont été jointes au préalable. Si tel n’est pas le cas, il convient de cliquer sur « Compléter votre dossier » pour compléter/finaliser le formulaire de l’étape 2.

Si vous rencontrez un problème malgré toutes ces vérifications, veuillez contacter l’assistance utilisateur.

Bon à savoir

Les pièces justificatives qui vous sont demandées s’affichent en fonction de ce vous renseignez dans l’étape 2. Ainsi, si vous êtes amené à modifier des informations de l’étape 2, les pièces justificatives demandées peuvent être amenées à changer.

On me demande « la liste des souscripteurs », de quoi s’agit-il ?

Cette pièce n’est demandée que dans le cadre d’une formalité de création ou de modification d’une personne morale (société), les sociétés anonymes (SA) et les sociétés par actions simplifiées (SAS) plus particulièrement.

« La liste des souscripteurs » présente la liste des différents actionnaires et fait apparaître le nombre d’actions souscrites et les sommes versées par chacun d’eux. Elle est distincte des documents fournis par la banque dépositaire des fonds composant le capital de la société et doit être rédigée sur un papier à en-tête de la société en cours de création.

Quels sont les documents autorisés pour justifier de mon domicile ?

Il vous est demandé de fournir un « justificatif de domicile de moins de trois mois au nom et prénom du dirigeant ou au nom et prénom de l’hébergeant accompagné d’une attestation d’hébergement ».

Les documents autorisés sont :

  • les factures (électricité, gaz, eau, téléphone fixe ou mobile, taxe d’habitation) ;

  • si l’emménagement est récent, l’acte d’acquisition du bien ou le bail.

Le document téléchargé doit impérativement dater de moins de trois mois et afficher les nom et prénom du dirigeant en intégralité.

Dans le cas où le dirigeant est hébergé chez une tierce personne, le document doit être au nom et prénom de l’hébergeant, accompagné d’une attestation d’hébergement.

Pourquoi me demande-t-on la « copie du diplôme, du titre ou de toute pièce justifiant ma qualification professionnelle » ?

Cette pièce est demandée si l’activité déclarée est soumise à la détention d’une qualification professionnelle et que l’entrepreneur n’a pas pris l’engagement dans sa déclaration de recruter un salarié qualifié dans le métier exercé. De ce fait, il est demandé au déclarant de justifier de sa propre qualification (diplôme) ou de son expérience professionnelle en fournissant :

  • bulletins de salaire ou certificats de travail pour les salariés ;

  • attestation d’immatriculation (Siren), extrait Kbis et justificatif d’inscription au répertoire des métiers (RM) pour les dirigeants.

J’ai reçu un courrier dans lequel on me demande de modifier les pièces justificatives que j’ai jointes à mon dossier : comment faire ?

Si vous avez reçu un courrier complémentaire pour modifier les pièces justificatives transmises, c’est que votre dossier a été validé puis envoyé à l’organisme compétent. À ce stade, vous ne pouvez plus rouvrir le dossier. De ce fait, toutes les pièces et/ou informations complémentaires sollicitées par le(s) destinataire(s) de la formalité constituée doivent être envoyées directement à cet organisme, par courrier, courriel ou dépôt physique, selon les recommandations et avec les références communiquées par l’organisme.

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