Administrateur de biens

Définition de l’activité

L’administrateur de biens gère, à titre principal ou accessoire, en qualité de mandataire, des immeubles appartenant à des personnes physiques ou morales. Il s’assure de l’entretien, des réparations, des aménagements nécessaires à leur conservation ou à leur mise en valeur et exécute les obligations des propriétaires ou bailleurs.

Il peut également, en tant que syndic, assurer la gestion des syndicats de copropriétaires.

Nature de l’activité

Commerciale

Civile si seule l’activité de syndic de copropriété est exercée

CFE compétent(s)

Activité commerciale :
– Chambre de commerce et d’industrie

Activité civile (si seule l’activité de syndic de copropriétaires est exercée) :
– Urssaf, en cas de création d’une entreprise individuelle
– Chambre de commerce et d’industrie, en cas de création d’une société commerciale
– Greffe du tribunal de commerce, ou greffe du tribunal d’instance dans les départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle, en cas de création d’une société civile.

Code(s) APE

68.32A : Administration d’immeubles et autres biens immobiliers

Conditions d’installation

Qualification professionnelle

La personne physique ou le(s) représentant(s) légal(aux) ou statutaire(s) de la société qui exerce l’activité d’administrateur de biens doit détenir une carte professionnelle portant la mention « gestion immobilière ».

Pour cela, chacune de ces personnes doit justifier d’une aptitude professionnelle.

A noter : En présence de deux cogérants, par exemple, chacun d’entre eux doit justifier de sa qualification professionnelle.

Article 1 du décret n°72-678 du 20 juillet 1972

Attention : il est recommandé avant d’effectuer la demande de carte professionnelle de vérifier auprès des services de la Préfecture le respect de l’aptitude professionnelle.

Ces personnes doivent justifier :

Case à cocher soit d’un des diplômes suivants :
– baccalauréat, ou diplôme ou titre inscrit au répertoire des national des certifications professionnelles d’un niveau équivalent (niveau IV) et sanctionnant des études juridiques, économiques ou commerciales, et de trois années d’expérience professionnelle salariée dans l’activité de gestion immobilière,
– diplôme délivré par l’Etat ou au nom de l’Etat, d’un niveau égal ou supérieur à trois années d’études supérieures et sanctionnant des études juridiques, économiques ou commerciales.
– diplôme ou titre inscrit au répertoire des certifications professionnelles d’un niveau équivalent (niveau II) sanctionnant des études juridiques, économiques ou commerciales.
– brevet de technicien supérieur « Professions immobilières ».
– diplôme de l’institut d’études économiques et juridiques appliquées à la construction et à l’habitation.

Case à cocher soit d’une expérience professionnelle salariée de dix ans (quatre ans pour les cadres) à temps complet (ou de l’équivalent en temps complet d’un emploi à temps partiel), que cette occupation ait été continue ou non, dans l’activité de gestion immobilière
Articles 11 à 15 du décret n°72-678 du 20 juillet 1972

A noter : Les personnes qui assument la direction d’un établissement secondaire, d’une succursale, d’une agence ou d’un bureau, ne doivent pas être titulaires d’une carte professionnelle, mais ont à justifier de leur aptitude professionnelle. Dans ce cas, le temps d’activité professionnelle est réduit de moitié par rapport à celui exigé pour les titulaires de la carte professionnelle.

Article 16 du décret n°72-678 du 20 juillet 1972

Qualification professionnelle – Ressortissants européens

Pour pouvoir exercer cette activité, les ressortissants d’un Etat membre de la Communauté Européenne ou d’un autre Etat partie à l’accord sur l’Espace Economique Européen doivent :
Case à cocher avoir une connaissance suffisante de la langue française.

Case à cocher justifier soit :

d’un ou plusieurs diplômes ou titres de formation assimilés sanctionnant des études postsecondaires d’une durée d’au moins un an ou d’une durée équivalente en cas d’études à temps partiel, et dont l’une des conditions d’accès est l’accomplissement soit d’un cycle d’études secondaires exigé pour accéder à l’enseignement universitaire ou supérieur, soit d’une formation de niveau secondaire équivalente, ainsi que la formation professionnelle éventuellement requise en plus de ces études postsecondaires, à condition :

1. soit que ces diplômes ou titres permettent l’accès à l’une des activités d’agent immobilier dans un Etat membre de l’Union Européenne ou un autre Etat partie à l’accord sur l’Espace Economique Européen qui réglemente l’accès à la profession ou son exercice ;
2. soit que ces diplômes ou titres sanctionnent une formation réglementée visant spécifiquement l’accès à l’une des activités d’agent immobilier et attestent la préparation du titulaire à cet exercice, dans un Etat membre ou un autre Etat partie à l’accord sur l’Espace Economique Européen qui ne réglemente pas l’accès à cette profession ou son exercice ;
3. soit que ces diplômes ou titres attestent la préparation de leur titulaire à l’exercice des activités d’agent immobilier, et que le titulaire justifie en outre, dans un Etat membre ou un Etat partie à l’accord sur l’Espace Economique Européen qui ne réglemente pas l’accès à cette activité ou son exercice, d’un exercice à plein temps de l’activité pendant deux ans au moins au cours des dix années précédentes ou pendant une période équivalente en cas d’exercice à temps partiel.

Ces diplômes ou titres doivent avoir été délivrés :
– soit par l’autorité compétente de cet Etat en sanctionnant une formation acquise de façon prépondérante dans un Etat membre ou un Etat partie ou dans un Etat tiers dans des établissements d’enseignement qui dispensent une formation conforme aux dispositions législatives, réglementaires ou administratives de cet Etat membre ou partie,
– soit par un Etat tiers, à condition que soit fournie une attestation, émanant de l’autorité compétente de l’Etat membre ou de l’Etat partie qui a reconnu le ou les diplômes ou titres, certifiant que le titulaire de ce ou ces diplômes ou titres a une expérience professionnelle de trois ans au moins dans cet Etat.

– de l’exercice à temps plein de l’activité sur le territoire d’un autre Etat membre de l’Union Européenne ou d’un Etat partie à l’accord sur l’Espace Economique Européen, pendant trois années consécutives ou pendant une durée équivalente à temps partiel au cours des dix dernières années.
Cet exercice est attesté par une autorité compétente de l’Etat membre d’origine désignée en vertu de dispositions législatives, réglementaires ou administratives de cet Etat.
Article 16-1 à 16-3 du décret n°72-678 du 20 juillet 1972

Pour plus d’informations sur la reconnaissance des diplômes étrangers en France, consulter le site du Centre International d’Études Pédagogiques.

Condition d’honorabilité

Les personnes exerçant cette activité ne doivent pas avoir fait l’objet depuis moins de dix ans d’une condamnation définitive :
– pour crime,
– à une peine d’au moins trois mois d’emprisonnement sans sursis pour des infractions listées à l’article 9 de la loi n°70-9 du 2 janvier 1970 ,
– à la destitution des fonctions d’officier public ou ministériel.

L’activité est interdite à toute société dont les associés ou actionnaires détenant au moins 25 % des parts ou droits de vote ont fait l’objet d’une de ces condamnations depuis moins de dix ans.

Par ailleurs, les personnes exerçant cette activité ne doivent pas avoir fait l’objet d’une des incapacités suivantes :
– prononcé d’une mesure définitive de faillite personnelle ou d’une autre mesure définitive d’interdiction dans les conditions prévues par le livre VI du code de commerce,
– radiation des fonctions d’administrateur ou de mandataire judiciaire,
– une décision définitive prononçant une interdiction d’exercer une profession libérale d’une durée au moins égale à six mois.

En cas de condamnation prononcée par une juridiction étrangère pour une infraction visée ci-dessus, il appartient au tribunal correctionnel du domicile du condamné, à la requête du ministère public, d’apprécier s’il y a lieu d’appliquer l’incapacité d’exercer.
Articles 9 à 13 de la loi n°70-9 du 2 janvier 1970

Conditions financières

Une garantie financière doit obligatoirement être souscrite auprès d’une compagnie d’assurance, d’un établissement de crédit ou de la Caisse des dépôts.

La garantie financière doit être au moins égale :
– au montant maximal des fonds que l’administrateur de biens envisage de détenir,
– et au montant maximal des sommes dont il peut être redevable à tout moment sur les versements et remises qui lui ont été faits.
Elle ne peut être inférieure à 110 000 € (30 000 € pour les 2 premières années d’exercice).
En cas d’exercice de plusieurs activités immobilières, la garantie financière souscrite doit couvrir chacune de ces activités.

Articles 19 à 48 du décret n°72-678 du 20 juillet 1972

Précision : les agents immobiliers qui déclarent leur intention de ne détenir aucun fonds, effet ou valeur, autres que leurs rémunérations ou commissions ne sont pas tenus de justifier de cette garantie financière (article 3 de la loi n°70-9 du 2 janvier 1970 et article 3 du décret n°72-678 du 20 juillet 1972).

Assurance de responsabilité civile professionnelle

Un contrat d’assurance couvrant, pour chaque établissement, succursale, agence ou bureau, les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile professionnelle doit être souscrit.
La limite de garantie ne peut être inférieure à 76 224,51 € par an pour un même assuré et les franchises ne peuvent excéder 10 % des indemnités dues.
Articles 49 et 50 du décret n°72-678 du 20 juillet 1972 et arrêté du 1er septembre 1972.

Démarches et formalités d’installation

Enregistrer les statuts de la société

Si vous créez une société pour exercer l’activité, les statuts, une fois datés et signés, doivent être enregistrés auprès du Service des Impôts des Entreprises (SIE) du siège de la société.
Dans le cas de la création d’une société commerciale, cette formalité peut être effectuée après le dépôt du dossier au CFE, mais en respectant le délai maximum d’un mois suivant leur signature.
Articles 635 et 862 du CGI

Autorité compétente

Service des Impôts des Entreprises (SIE) – Pôle enregistrement du lieu du siège social

Pièces justificatives

Case à cocher 4 exemplaires des statuts

Coût

Gratuit.

Procéder aux formalités de déclaration d’entreprise

Cette formalité a pour objet de donner une existence légale à l’entreprise (entreprise individuelle ou société).

Autorité compétente

Centre de Formalités des Entreprises (CFE)

Délai de réponse

Le CFE envoie au déclarant le jour même de la réception du dossier (ou le premier jour ouvrable suivant) un récépissé indiquant :
– s’il s’estime incompétent, le CFE auquel le dossier a été transmis le jour même,
– s’il s’estime compétent :
. pour un dossier incomplet, les compléments qui doivent être apportés dans les quinze jours ouvrables à compter de la réception du récépissé,
. pour un dossier complet, les organismes auxquels il est transmis le jour même.

Délai et voie de recours

– A défaut de transmission de son dossier par le centre de formalités des entreprises à l’expiration de ces délais, le déclarant peut obtenir la restitution immédiate de son dossier afin de saisir directement les organismes destinataires (Insee, administration fiscale, organismes sociaux, etc.).
– Recours devant le tribunal administratif dans les deux mois suivant le refus du CFE de recevoir le dossier.

Pièces justificatives

Liste des pièces justificatives à fournir pour une activité civile

Liste des pièces justificatives à fournir pour une activité commerciale

Coût

Le coût de cette formalité varie notamment en fonction de la forme juridique.

Autres démarches (post-création)

Solliciter la carte professionnelle

L’exercice de l’activité d’administrateur de biens est conditionné à l’obtention de la carte professionnelle « gestion immobilière » (voir modèle de carte professionnelle prévu à l’annexe de l’arrêté du 23 décembre 2009).
La durée de validité de cette carte est de 10 ans.
Article 1 du décret n°72-678 du 20 juillet 1972

Précision : cette formalité doit être renouvelée tous les 10 ans. L’ancienne carte doit alors être remise à la préfecture.

Autorité compétente

Préfecture du département du siège social ou du principal établissement
– ou préfecture de police à Paris

Délai de réponse

Lorsque le dossier est complet, la préfecture remet à la personne un récépissé de réception.
La réponse de la préfecture intervient dans le délai de deux mois à compter de la date de ce récépissé.
En l’absence de réponse au terme de ce délai, le silence de l’administration vaut décision implicite de rejet, c’est-à-dire refus.

Délai et voie de recours

La décision du préfet peut faire l’objet dans le délai de deux mois à compter de sa notification (ou en l’absence de décision expresse, à compter du terme du délai de réponse) d’un recours :
– gracieux auprès de la préfecture,
– hiérarchique auprès du ministère de l’Intérieur ou du ministère de la Justice si sont en cause les conditions de fond pour la délivrance de la carte professionnelle,
– contentieux devant le tribunal administratif.
En cas de recours gracieux ou hiérarchique, l’absence de réponse de l’administration dans le délai de deux mois vaut rejet du recours.

Pièces justificatives

Dans tous les cas :
Case à cocher le formulaire cerfa n°11555
Case à cocher un justificatif de l’aptitude professionnelle (copie du diplôme, de l’attestation du niveau de diplôme et des matières enseignées, des certificats de travail, des bulletins de salaires, de l’attestation de la caisse de retraite des cadres),
Case à cocher l’attestation d’assurance de responsabilité civile professionnelle (modèle conforme à l’annexe de l’arrêté du 15 septembre 1972),
Case à cocher un extrait du registre du commerce et des sociétés datant de moins d’un mois si l’entreprise est immatriculée à ce registre ou un double de la demande d’immatriculation si elle doit y être immatriculée,
Case à cocher l’attestation de garantie financière (voir modèle annexe de l’arrêté du 15 septembre 1972),
Case à cocher la liste des établissements, succursales, agences ou bureaux qui dépendent du même déclarant en précisant la dénomination et l’adresse de chaque établissement, succursale, agence ou bureau, même s’ils ne sont ouverts qu’à titre temporaire.

A noter : La préfecture demandera, en outre, un extrait n°2 du casier judiciaire pour vérifier l’absence d’incapacité ou d’interdiction d’exercer du déclarant.

Selon les situations :
Case à cocher l’attestation d’ouverture du compte bancaire ou postal au nom de chaque mandant pour la carte professionnelle « gestion immobilière » (pour les administrateurs de biens uniquement mais pas pour les syndics de copropriétés) lorsque la garantie est consignée à la Caisse des dépôts (voir modèle annexe de l’arrêté du 15 septembre 1972).
Case à cocher le cas échéant, la déclaration sur l’honneur qu’il n’est reçu ni détenu, directement ou indirectement, des fonds par les personnes exerçant l’activité de gestion locative.

Pour les sociétés uniquement :
Case à cocher une copie des statuts.

Pour les ressortissants européens exerçant à titre permanent l’activité, fournir également :
Case à cocher Un extrait d’acte de naissance avec indication de la filiation datant de moins de trois mois ou un document équivalent délivré par une autorité compétente du pays d’origine datant de moins de trois mois (pour justifier de la nationalité quand l’extrait de naissance précité ne suffit pas, fournir un exemplaire de la déclaration de nationalité ou une copie intégrale de l’acte de naissance, de l’extrait de celui-ci ou du livret de famille, ou un document équivalent délivré par une autorité compétente du pays d’origine datant de moins de trois mois).
Case à cocher Une copie certifiée conforme des diplômes ou titres obtenus.

Pour les personnes titulaires d’un diplôme ou d’un titre délivré par un pays tiers et reconnu par un Etat membre :
Case à cocher une attestation émanant de l’autorité compétente de cet Etat certifiant que le titulaire a exercé sur son territoire l’activité pendant trois années, avec indication des dates de cet exercice.

– Pour les personnes non titulaires de diplômes ou titres :
Case à cocher une attestation de l’autorité compétente d’un Etat membre d’établissement qui réglemente l’accès à la profession ou son exercice, certifiant de l’exercice à temps plein de l’activité pendant trois ans au cours des dix dernières années, ou de l’exercice de cette activité à temps partiel pendant une durée équivalente, avec indication des dates de cet exercice.
Case à cocher Un extrait du casier judiciaire datant de moins de trois mois, à défaut, un document équivalent délivré par l’autorité judiciaire ou administrative de l’Etat membre d’établissement.

Selon les cas :
Case à cocher une attestation de l’autorité ayant délivré les diplômes ou titres, attestant que cette formation a été effectuée dans une université ou un établissement d’enseignement supérieur, avec indication de la durée de cette formation ;
Case à cocher une attestation de l’autorité compétente de l’Etat membre, dans lequel l’aptitude professionnelle a été acquise, s’il réglemente l’accès à la profession ou son exercice, certifiant que les diplômes ou titres obtenus permettent d’accéder dans cet Etat à l’exercice de l’activité ;
Case à cocher une attestation de l’autorité compétente de l’Etat membre, dans lequel l’aptitude professionnelle a été acquise, s’il ne réglemente pas l’accès à la profession ou son exercice, certifiant que les diplômes ou titres obtenus sanctionnent une formation réglementée visant spécifiquement une préparation de son titulaire à l’activité ;
Case à cocher une attestation de l’autorité compétente de l’Etat membre, dans lequel l’aptitude professionnelle a été acquise, s’il ne réglemente pas l’accès à la profession ou son exercice, certifiant que le demandeur a exercé à temps plein, ou pendant une durée équivalente à temps partiel, l’activité pendant deux années au cours des dix dernières années, avec indication des dates de cet exercice.

case_a_cocher.gif Une traduction certifiée de ces documents en langue française.
case_a_cocher.gif Les diplômes ou les certificats justifiant le suivi d’un enseignement de la langue française, ou des attestations établissant l’acquisition de la langue française par l’usage.
Arrêté du 24 décembre 2009

Coût

Gratuit.

Effectuer une déclaration préalable d’activité pour les ressortissants européens exerçant une activité ponctuelle

Cette déclaration est à effectuer sur papier libre par les ressortissants établis dans un Etat membre de l’Union Européenne ou dans un autre Etat partie à l’accord sur l’Espace Economique Européen s’ils souhaitent exercer en France cette activité de façon temporaire et occasionnelle.
Cette déclaration devra être renouvelée chaque année si le ressortissant européen compte fournir ses services d’une manière temporaire et occasionnelle en France au cours de l’année considérée.
Article 16-6 du décret n°72-678 du 20 juillet 1972

Autorité compétente

Préfecture de police de Paris

Délai de réponse

sans objet

Délai et voie de recours

sans objet

Pièces justificatives

Case à cocher une attestation certifiant que l’intéressé est légalement établi dans un Etat membre de l’Union Européenne ou dans un autre Etat partie à l’accord sur l’Espace Economique Européen sans encourir, même à titre temporaire, aucune interdiction d’exercer,
Case à cocher la preuve que l’intéressé a exercé l’activité concernée pendant au moins deux années au cours des dix dernières années précédant la prestation, si l’Etat membre de l’Union Européenne ou partie à l’accord sur l’Espace Economique Européen ne réglemente pas cette activité,
Case à cocher la justification de la nationalité du prestataire,
Case à cocher la justification d’une garantie financière, ou l’attestation sur l’honneur de l’absence de réception ou de détention de fonds,
Case à cocher la justification d’une assurance contre les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile professionnelle.
Article 16-6 du décret n°72-678 du 20 juillet 1972

Coût

Gratuit.

Effectuer une déclaration préalable d’activité pour un établissement secondaire

Cette formalité doit être effectuée avant toute ouverture d’une succursale, d’un établissement secondaire, d’une agence ou d’un bureau par un titulaire de la carte professionnelle.
Article 8 du décret n°72-678 du 20 juillet 1972

Autorité compétente

Préfecture du département
– ou préfecture de police à Paris

Délai de réponse

Si les conditions sont remplies, un récépissé, conforme à un modèle fixé par arrêté du 23 décembre 2009, est remis à la personne qui dirige l’établissement, la succursale, l’agence ou le bureau.

Délai et voie de recours

Sans objet

Pièces justificatives

Case à cocher le formulaire fourni par la préfecture territorialement compétente,
Case à cocher un justificatif de l’aptitude professionnelle du directeur de l’établissement secondaire,
Case à cocher une pièce d’identité du directeur de l’établissement secondaire,
Case à cocher un extrait d’immatriculation du siège social de l’établissement principal,
Case à cocher une copie de la carte professionnelle délivrée pour le siège social,
Case à cocher le cas échéant, une copie de l’attestation de garantie,
case_a_cocher.gif une copie de l’attestation d’assurance au titre du siège social.

Coût

Gratuit.

Quelques aspects de la réglementation de l’activité

Signer un mandat avec son client
L’administrateur de biens doit détenir un mandat écrit qui, notamment :
– précise l’étendue de ses pouvoirs,
– l’autorise expressément à recevoir des biens, sommes ou valeurs, à l’occasion de la gestion dont il est chargé,
– précise les conditions de présentation des comptes annuels.
Articles 64 et 66 du décret n°72-678 du 20 juillet 1972

Tenir un registre des mandats
Ce registre précise, par ordre chronologique, chaque mandat reçu et les décisions de toute nature qui confient à l’administrateur de biens la gestion d’un syndicat de copropriétaires, d’une société ou d’une association.
Ce registre doit être conforme au modèle fixé par arrêté, et peut être tenu sous forme électronique.
Article 65 du décret n°72-678 du 20 juillet 1972

Mentions obligatoires
Tous les documents de l’entreprise doivent comporter :
– le numéro et le lieu de délivrance de la carte professionnelle,
– le nom ou la raison sociale et adresse de l’entreprise,
– l’activité exercée,
– le cas échéant, le nom et l’adresse du garant,
– le cas échéant, la mention que le professionnel ne doit recevoir ou détenir aucun fonds pour l’activité concernée, sauf ceux correspondant à sa rémunération ou sa commission.
Article 92 et 94 du décret n°72-678 du 20 juillet 1972

Une affiche portant le numéro de la carte professionnelle, le cas échéant le montant de la garantie, la dénomination et l’adresse du consignataire ou du garant, ainsi que le cas échéant, la mention que le professionnel ne doit recevoir ou détenir aucun fonds pour l’activité exercée, sauf ceux correspondant à sa rémunération ou sa commission, doit être visible dans les lieux de réception de la clientèle.
Article 93 du décret n°72-678 du 20 juillet 1972

Les prix TTC des prestations doivent être affichés de manière visible à l’entrée de l’établissement (ou le cas échéant en vitrine).
Arrêté du 29 juin 1990

Cas particuliers du syndic de copropriétés
Le syndic est chargé, notamment :
– d’assurer l’exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l’assemblée générale,
– d’administrer l’immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d’urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l’exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci,
– d’établir et de tenir à jour un carnet d’entretien de l’immeuble,
– d’établir le budget prévisionnel, les comptes du syndicat et leurs annexes, de les soumettre au vote de l’assemblée générale et de tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat,
– d’ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte de ce syndicat, à moins que l’assemblée générale n’en ait décidé autrement.
Article 18 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 modifiée
Le syndic, lorsqu’il est une personne morale, ne peut, sans y avoir été spécialement autorisé par une décision de l’assemblée générale, contracter pour le compte du syndicat avec une entreprise qui détient, directement ou indirectement, une participation dans son capital.
Article 39 du décret n°67-223 du 17 mars 1967 modifié

Respecter les normes de sécurité et d’accessibilité
Si les locaux sont ouverts au public, les obligations relatives aux ERP – Etablissements Recevant du Public – doivent être respectées :
– en matière de sécurité incendie, des mesures de prévention et de sauvegarde propres à assurer la sécurité des personnes doivent être mises en place,
– en matière d’accessibilité, l’accès aux locaux pour les personnes handicapées notamment doit être assuré.
Pour en savoir plus, consulter la rubrique ERP.

Convention collective

Convention collective nationale de l’immobilier (administrateurs de biens, sociétés immobilières, agents immobiliers). Convention du 9 septembre 1988, disponible au Journal officiel et consultable sur Legifrance.

Textes de référence

loi n°70-9 du 2 janvier 1970
décret n°72-678 du 20 juillet 1972
– arrêtés du 1er septembre 1972
– arrêtés du 15 septembre 1972
arrêté du 28 décembre 1972
arrêté du 29 juin 1990

Activités autour du métier

Source : AFE

Date de mise à jour : 2014-10-01